En las pequeñas y medianas empresas es muy común la falta de organización y formalidad en las mismas, cuando uso la palabra formalidad me refiero a la organización necesaria para tratar tu empresa como tal, no como un changarro más, sino como una empresa.

Por pequeña que sea tu empresa o tu proyecto que vas iniciando, entre mas formal y organizado sea es mejor, aumentamos el grado de éxito del negocio y como propietarios tendremos mucho mejor control. La formalización va desde las finanzas, organigrama, agendas de trabajo, cultura de la rendición de cuentas de los colaboradores, planeación y mucho más.

También se usa el termino “formal” a estar correctamente dado de alta y reportando como negocio ante la institución recaudadora de impuestos, que el caso de México es el SAT.

Hoy abordaremos la formalidad que como empresarios y emprendedores debemos fomentar en nuestra empresa y que nos va a facilitar la vida, por experiencia propia se los comento. Mi función en la empresa familiar a sido formalizar el negocio y tengo mas de 10 años llevando a cabo lo que te compartiré enseguida.

Finanzas

En este tema no entraré tan a detalle, ya que para eso te recomiendo mi artículo “Los informes indispensables a revisar en tu empresa“. El contar con por lo menos los 3 informes básicos y revisarlos mes a mes te da una idea si tu negocio va por buen camino o si tienes que hacer algo para mejorarlo.

Los 3 informes son flujo de efectivo, estado de resultados y posición financiera.

A menudo dejamos este tema al último o simplemente no lo atendemos porque “sentimos” que el negocio esta bien, vemos entrar y salir dinero, las cantidades nos suenan bien, pero hasta ahí, no tenemos idea del resultado real del negocio.

Un empresario jamas puede dejar de analizar información, en una ocasión escuche a una persona decirme, una empresa es como un auto, sabemos que queremos ir del punto A al punto B, por ende revisamos el tablero y vemos si tiene combustible, a que velocidad vamos, si se calienta o falla el motor, entre muchos otros indicadores, ahora imagina que te quitan ese tablero del auto ¿Alcanzaras a llegar al punto B? ¿Tienes suficiente combustible? ¿A que velocidad vas?. Un negocio es igual, debemos contar con indicadores para saber si vamos por buen camino o si debemos hacer algún ajuste.

Planeación

Contar con una planeación dentro de tu empresa o proyecto es crucial, esto te permite marcar un camino de hacia donde quieres llegar, te recomiendo que visualices tu empresa o proyecto en el punto al que quieres llegar, después separa paso por paso lo que debes hacer hasta tener desde el paso 1 hasta el paso X. Lo mejor es planear a los próximos 5 años, visualizar tu posición en 5 años, después separar cada año lo que se debe lograr y después separar lo que cada mes debes ir logrando.

Has tu plan y sobre todo ¡Sigue tu plan!.

Al planear debemos cuidar varias cosas, primero y lo más importante es primero sentar las bases, que necesito a corto plazo para que mi proyecto de emprendimiento comience a operar y generar ingresos. En este caso es aterrizar lo más simple tu empresa, con la finalidad de salir al mercado en cuanto antes, para con esto validar si es una buena idea y tienes clientes potenciales. Otra cosa que  debes cuidar es echar a andar la imaginación y los sueños de lo que quieres lograr y ponerles una fecha y los pasos a seguir como lo comente anteriormente.

Debemos encontrar el equilibrio entre hacer realidad nuestra empresa y soñar, porque muchas veces le cargamos la mano a estar soñando he imaginando y no aterrizamos nuestra empresa, por ende nunca emprendemos y nos desmotivamos. Por eso lo primero que debes preguntarte es ¿Como puedo salir al mercado HOY?, lanzarte y posteriormente aterrizar tus sueños y planes a largo plazo.

Hago hincapié en tener un plan porque la mayoría de las veces somos cortoplacistas es decir, no somos capaces de hacer un plan mayor al del año que vemos en frente y como no tenemos una dirección marcada lo único que hacemos es cambiar nuestros rumbos a cada rato, vemos una idea nueva y vamos de tras de ella o algo no nos gusta y lo eliminamos, el ser cortoplacistas tiene sus desventajas y esto es que al final de un periodo determinado no tengamos los resultados esperados.

Estructura

La estructura y la planeación van de la mano, ya que para la planeación ocupas conocer tu Misión y Visión, para la formar la estructura debes saber que necesitas, cuando y como lo lograrás. En este tema de nuevo no entraré a detalle, te invito a leer mi articulo “Organización básica de mi empresa“.

Para mi la estructura de una empresa y lo mínimo requerido es:

  • Misión y Visión
  • Valores
  • Organigramas
  • Agendas de trabajo.

Misión y Visión es parte de la planeación saber que es tu empresa y hacia donde va, de ahí parte la planeación, será mucho más fácil trasmitir nuestras ideas a nuestros socios o colaboradores, nuestros objetivos y todo lo realcionado a nuestras metas.

Los valores son nuestros 10 mandamientos que no deben ser corrompidos por ningun motivo. En estos dos puntos te invito a que realmente entregues toda la pasión por la que quieres hacer esto en ellos. No es algo que se debe desarrollar en una sentada, en una tarde y como salga y ya. No, esto debe ser con pasión por lo que quieres lograr y aprovechar estos pilares para que sean el medio de transimitir todo tu entusiasmo por hacer realidad tus metas y las de tu empresa.

El organigrama lo debes basar en las 3 áreas indispensables que una empresa tiene Comercialización, Administración y Operaciones. Aunque tu tengas que hacer una, dos o las tres al inicio es importante tenerlas identificadas para que conozcas las responsabilidades de cada área y que identifiques cuando debes comenzar a delegar alguna de ellas y al hacerlo, llevarlo a cabo de una correcta forma.

Las agendas de trabajo tienen que ver con los puestos del organigrama y son los objetivos y funciones de cada colaborador, estos deben ir alineados a toda la planeación, valores, visión y misión que tenemos en la empresa.

Seguimiento

Debemos cerrar con broche de oro, con la cereza del pastel y esto es el seguimiento. De nada sirve todo lo anterior sino llevamos a cabo el seguimiento adecuado y constante. Esto desde el mismo plan que has creado, revisarlo mes a mes y año con año, claro que puede haber cambios, pero siempre corrigiendo el plan pero nunca cambiando la meta a menos que ya la hayas superado.

Si cuentas con un equipo de colaboradores o socios el seguimiento es indispensable, ademas una vez entregada alguna agenda de trabajo o puesto, es importante revisar cada semana avances, resultados y reportes donde corrobores que se esta llegando a los objetivos. En caso de no llegar establecer acuerdos para lograrlos.

Tener reuniones semanales o quincenales con cada área de tu empresa es importantísimo, te permite estar al tanto y que se vaya logrando lo establecido y ademas tener reuniones mensuales de resultados de la empresa con tus socios o colaboradores tambien son indispensables.

Formalizando tu empresa
Aarón Cortés

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